[Chroniques Urbaines #BienEtreAuTravail] #04 - Repenser l’aménagement intérieur de nos espaces de travail

Le Flex Office ou Desk Sharing apparait comme une tendance majeure de l’immobilier tertiaire de bureau. Dans une logique d’absence de bureau attitré sur le lieu de travail, chaque collaborateur s’installe le matin à une place libre de son choix, équipé de son ordinateur portable et de son smartphone. Nécessitant une préparation matérielle soigneuse, le Flex Office permet des gains financiers en réduisant le phénomène des bureaux vides et salles de réunions pleines (particulièrement pertinent en France, où un cadre passe en moyenne 24 jours par an en réunion[1]). Il permet également de dynamiser les échanges entre collaborateurs, de rapprocher le management des équipes, de stimuler la créativité et d’éviter la routine en inscrivant chaque journée dans un contexte différent de la précédente.

Cette pratique de Flex Office, de plus en plus adoptée au sein des sièges des grandes entreprises françaises (Engie, Adidas, PSA, Bouygues Télécom, BNP Paribas, Axa, Danone, Sanofi, etc.), peut néanmoins être difficilement vécue par certains collaborateurs : sentiment de perdre ses repères et sa place au sein de l’entreprise, que celle-ci se déshumanise, bouleversement des habitudes.

Une nouvelle pratique inspirante d’aménagement intérieur : le Living Office

Le concept de Living Office, tel que pensé par l’entreprise américaine de meubles et matériel de bureau Herman Miller, se veut un modèle plus abouti que le Flex Office : l’agencement des lieux se fait en fonction des tâches et moments de la journée.

Le Living Office vise ainsi à restaurer la dimension humaine au sein de l’espace de travail en identifiant parmi 10 activités pratiquées au sein de l’entreprise les 10 aménagements empruntés au monde de la maison pouvant y répondre. Chaque lieu à son activité :

1. La Hive (ruche) : le regroupement de plusieurs postes de travail agencés pour permettre aux gens de travailler individuellement ou en groupe de manière harmonieuse.
2. Le Haven (refuge) : un petit abri où il est possible de se concentrer dans le silence sans être distrait, ou une phone box pour s’isoler et passer ses coups de fil en toute intimité.
3. La Clubhouse (espace club) : un espace de travail de proximité qui appartient à une équipe affectée à un projet à long terme.
4. Le Forum: axé autour d’un point central clairement défini, le Forum est conçu pour favoriser la présentation de contenu.
5. Le Jump Space (escale) : des postes de travail faciles d’accès où l’on peut se poser entre deux réunions et traiter ses emails.
6. Le Cove (crique) : un espace compact situé à proximité de postes de travail individuels, qui permet aux collaborateurs de se rassembler et d’échanger sur une courte période.
7. La Plaza (place) : au cœur de l’environnement, la Plaza est un espace propice à l’échange, la détente, la restauration, le travail et constitue l’épicentre dynamique de l’organisation.
8. Le Workshop: un atelier idéal pour un travail collaboratif visant à générer de nouvelles idées.
9. La Meeting Space: une salle de réunion pour favoriser le partage d’informations, qu’il s’agisse d’un intervenant s’adressant à l’audience depuis l’avant de la salle, ou d’un groupe de collaborateurs en pleine conversation.
10. Le Landing: un lieu ouvert, situé à proximité des espaces de réunion ou des forums, il permet de se mettre en condition avant une réunion et de se détendre après.

S’inspirer du Living Office pour repenser l’aménagement intérieur de ses espaces peut représenter un outil puissant pour améliorer le bien-être et la productivité de ses collaborateurs, mais aussi faire de ses locaux une vitrine des valeurs de l’entreprise.

Analyse d’un cas pratique : le Design Ohana

Salesforce, entreprise américaine éditrice de logiciels, est aujourd’hui en tête du palmarès 2018 des multinationales européennes au classement « Great Place To Work ». Salesforce a développé une culture d’entreprise forte dans laquelle l’aménagement intérieur des espaces de travail occupe une place centrale, apportant ainsi à ses collaborateurs un haut niveau de bien-être au travail.

Salesforce construit ses espaces de travail sur la base du Design Ohana, terme signifiant ‘famille’ en langage hawaïen. La notion de Design Ohana portée par Salesforce s’exprime notamment à travers :

• Un ameublement de style résidentiel
• Un accès pour tous aux vues extérieures et à la lumière naturelle
• Un design inspiré de la nature et l’emploi de matériaux bruts
• Des espaces de ‘mindfullness’ (pleine conscience) pour s’ouvrir l’esprit et se ressourcer
• Des salons avec coussins moelleux pour encourager l’amusement et la collaboration
• Le dernier étage est dédié à l’accueil des clients, partenaires, amis et de la communauté dans l’univers Ohana

En plaçant le bien-être des collaborateurs comme une thématique centrale du Design Ohana, logique s’inscrivant elle-même dans une culture d’entreprise plus large, Salesforce réussit ainsi à satisfaire ses collaborateurs et à augmenter son attractivité.

De nouvelles tendances de fond dans l’aménagement intérieur

Ces nouvelles pratiques de Living Office et de Design Ohana, provenant des Etats-Unis, sont de bons indicateurs de nouvelles tendances globales se développant au sein des entreprises :

1. Au-delà de l’archétype classique d’un plateau de bureaux décomposé en bureaux cloisonnés / salles de réunion / machine à café, de nouvelles typologies d’espaces apparaissent sur le lieu de travail pour répondre aux besoins des collaborateurs : vestiaires et douches pour les sportifs, espaces dédiés à l’innovation, bulles connectées et isolées phoniquement permettant de se couper de son environnement pour téléphoner ou se concentrer, espaces cuisine favorisant les interactions, salles de sieste ou de repos, etc.

1. Des éléments auparavant cantonnés au domaine de la vie privée commencent à s’inscrire dans les espaces de travail : la décoration et l’aménagement intérieur vont s’inspirer des univers de la maison, de l’hôtellerie, du voyage afin de favoriser le bien-être des collaborateurs, pour les faire se sentir comme à la maison alors qu’ils sont au bureau.

1. La réflexion sur la notion de bien-être au travail est intégrée de plus en plus tôt au sein de la conception du bâtiment notamment par un travail sur les couleurs, les contrastes, les volumes, la lumière naturelle, l’accessibilité du bâtiment par tous, ou encore l’intégration de l’art. Illustrant parfaitement cette tendance, la certification WELL™, lancée en 2015 aux Etats-Unis, prend de plus en plus d’ampleur en Europe : 45 projets européens ont entamé un processus de certification WELL™ en 2016 et 84 en 2017. Cette certification se concentre sur le bien-être des salariés au sein de l’entreprise en s’axant autour de 7 thèmes : l’air, l’eau, la lumière, l’activité physique, le confort, l’alimentation, le bien-être psychologique.

En conclusion, il convient de retenir qu’au cœur de la réflexion sur la transformation de l’espace de travail, doit être intégrée la notion de bien-être des collaborateurs. Cela permet de créer l’environnement le plus favorable à leur engagement au sein de l’entreprise. Il est nécessaire de pousser cette réflexion plus loin qu’un simple calcul économique de rentabilité, due à une optimisation de l’espace de travail, comme on peut le reprocher au Flex Office. L’aménagement de l’espace de travail doit être pensé et adapté à ses futurs utilisateurs et ces derniers doivent idéalement être impliqués dans cette phase de réflexion, dans une logique de co-décision.

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[1] Source : Baromètre IFOP/Wisembly 2016